信用評級檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強公司的評級檔案管理工作，有效保護和(hé)利用評級檔案，維護公司合法權益，特制定本制度。

第二條 評級項目檔案是指委托評級項目在業(yè)務承接階段形成的評級檔案和(hé)作業(yè)階段形成的評級檔案，主要包括紙(zhǐ)質檔案和(hé)電子(zǐ)檔案兩部分。

第三條 評級項目檔案由公司行政部負責管理；評估部助理負責把業(yè)務承接階段所形成評級檔案和(hé)在作業(yè)階段所形成評級檔案的歸檔手續。行政部檔案管理負責人将同一項目的檔案合并存檔。

第二章 檔案的收集

第四條 評估部助理負責督促本部門分析師(shī)收集委托評級項目作業(yè)階段形成的所有檔案資(zī)料。其中(zhōng)，借款企業(yè)初評按照《企業(yè)資(zī)信評級申報資(zī)料目錄》進行收集，借款企業(yè)的跟蹤評級按照《企業(yè)資(zī)信評級跟蹤評級目錄（跟蹤評級）》進行收集；融資(zī)性擔保公司的初評按照《融資(zī)擔保公司評級提供資(zī)料目錄》進行收集；融資(zī)性擔保公司的跟蹤評級按照《融資(zī)擔保公司跟蹤評級提供資(zī)料目錄（跟蹤評級）》進行收集；小額貸款公司的初評按照《小貸公司評級提供資(zī)料目錄》進行收集；小額貸款公司的跟蹤評級按照《小額貸款公司跟蹤評級提供資(zī)料目錄（跟蹤評級）》進行收集。數據更新和(hé)報告重出所形成的資(zī)料并入初評或跟蹤評級存檔。

檔案收集範圍：

1、《評級協議》；

2、評級收費票據；

3、《評級工作方案》，包括評級資(zī)料清單、訪談記錄（僅适用于盡職調查方案中(zhōng)安排了現場訪談的情形）、盡職調查表及現場工作方案、公共信用信息采集來源截圖；

4、《信評委委員評審意見及信用等級表決表》；

5、《信用評審會紀要》、三審記錄；

6、複評相關(guān)材料（僅适用于存在複評的情形），包括《複評申請》及複評補充資(zī)料、《複評評審紀要》、《複評報告修改稿》；

7、《評級報告意見反饋表》；

8、信用報告初稿、評級報告（電子(zǐ)檔案）；

9、其他資(zī)料，主要包括與受評對象及相關(guān)機構進行業(yè)務聯系的相關(guān)文(wén)件、函件、往來郵件、會議記錄、電話訪談記錄（如(rú)有）以及評級作業(yè)部門根據作業(yè)特點規定需存檔的其他資(zī)料。

第三章 檔案的整理

第五條 評級作業(yè)項目組負責檔案的整理工作，評估部助理負責對評級項目組整理情況進行審核。檔案整理及審核的基本要求是：

1、紙(zhǐ)質檔案和(hé)電子(zǐ)文(wén)檔資(zī)料分别整理；

2、受評對象提供的原始材料需加蓋企業(yè)公章；

3、對于涉密檔案，按照《信息保密制度》，在檔案提交時對檔案的保管期限及保密級别進行确認。

第四章 檔案的移交

第六條 檔案移交的工作要求是：

1、評級項目負責人應在報告出具後對項目作業(yè)階段的檔案按紙(zhǐ)質文(wén)件和(hé)電子(zǐ)文(wén)檔分别進行分類整理後，移交評估部助理；特殊情況下(xià)如(rú)出具報告後部分評級資(zī)料未能歸檔的，未歸檔資(zī)料應在報告出具後5個(gè)工作日内完成存檔移交手續；

2、評估部助理進行初步審查和(hé)整理後，将紙(zhǐ)質文(wén)件和(hé)電子(zǐ)文(wén)檔分别随同檔案清單報行政部檔案管理人員進行歸檔；

3、評估部助理應于評級報告出具後的一周内将業(yè)務檔案移交給行政部檔案管理專員；

4、評級委托協議或合同、收款憑證由市場部經辦人在合同簽訂後 1個(gè)工作日内移交評級項目人員歸檔；

5、員工工作變動(dòng)或離(lí)職時，應将經辦的評級業(yè)務檔案向接辦人員進行移交，符合歸檔條件的應進行歸檔。

6、項目負責人有義務及時将相關(guān)文(wén)件按照本制度規定移交檔案管理人員，評估部助理和(hé)行政部檔案管理人員有權督促相關(guān)人員将應歸檔而未歸檔的文(wén)檔資(zī)料進行歸檔。

第五章 檔案的借閱

第七條  公司檔案的借閱及複印：

1、凡需要使用檔案者，均需填寫《調檔申請表》，依據調閱權限和(hé)檔案密級，經各級領導簽批後方能調閱；

2、案卷一般僅供在檔案保管區域内閱看，未立卷的文(wén)件、資(zī)料不可(kě)外借與閱看。原則上調閱者不允許摘抄所借閱文(wén)檔内容，因工作需要摘抄須總經理同意。外借檔案須辦理登記手續，并經各級領導簽批後方能外借；

3、借閱期限不得超過1天；如(rú)需再借，應辦理續借手續；

4、借閱檔案者應愛護檔案，确保檔案的完整性；保持整潔，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全和(hé)保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如(rú)洩密而給公司帶來損失，将依據相關(guān)法律法規處理；

5、凡需複印檔案者，均需填寫《調檔申請單》，依據檔案密級，經各級領導簽批後方能複印，并在調檔申請單上注明用途。

第八條  檔案的借閱程序

1、評級總監借閱檔案資(zī)料需經總經理簽字批準；總經理借閱密級檔案資(zī)料需經董事長簽字批準；

2、其他人員借閱非密級檔案資(zī)料須經部門負責人、總經理批準後提取；借閱密級檔案資(zī)料須經總經理、董事長批準後提取，并在檔案室查看，閱後歸還。

第九條  檔案的複印程序同借閱程序，并由行政部檔案管理專員負責複印，所有借閱及複印記錄由行政部檔案管理專員負責登記并保存。

第六章 檔案的銷毀

第十條 業(yè)務檔案應當保存至評級合同期滿後五年、評級對象存續期滿後五年或者評級對象違約後五年，且不得少(shǎo)于十年。

第十一條 已超過保存期限或确無必要保存，經确定需銷毀的檔案，由檔案管理員編制銷毀清單，經公司總經理批準後銷毀，并上報監管單位。銷毀的檔案清單應永久保存。

第七章 附則

第十二條 本制度由評審委員會制定、解釋和(hé)修訂。

第十三條 本制度自修訂發布之日起生效。

附件：1、檔案登記表

      2、檔案銷毀登記表

      3、檔案移交登記表

      4、調檔申請單（借閱類）

      5、調檔申請單（複印類）

                                                                 四川省大證信用評估服務事務所有限公司

                                                          2019.12.08

附件1

檔案登記表

附件2

檔案銷毀登記表

附件3

檔案移交登記表

附件4

調檔申請單（借閱類）

附件5

調檔申請單（複印類）